Warmtepompsubsidie aanvragen: stappen, documenten en hoe lang het duurt

Een warmtepomp kost al snel een paar duizend euro. Met de ISDE krijgt u daar een deel van terug, maar alleen als de aanvraag in één keer goed is. In dit artikel leest u de vijf stappen die RVO voorschrijft, welke documenten u klaar moet hebben en hoe lang het duurt voordat u bericht krijgt. Alles is gebaseerd op de pagina's ISDE voor woningeigenaren en ISDE warmtepomp van RVO.

Eerst: komt u in aanmerking?

De ISDE voor woningeigenaren is voor eigenaar-bewoners. U bent eigenaar van de woning én u woont er zelf. Andere situaties hebben andere regels:

• Tweede woning die u niet verhuurt: dan bent u een zakelijke aanvrager en moet u vooraf aanvragen, voordat u de opdracht geeft.
• Verhuurde woning: dan past mogelijk de SVOH voor verhuurders.
• Appartement met een warmtepomp voor het hele gebouw: dan loopt het via de VvE en de SVVE.

Verder moet een installatiebedrijf de warmtepomp plaatsen. Zelf installeren mag niet, ook niet gedeeltelijk.

De 5 stappen volgens RVO

Stap 1: Check de voorwaarden

Lees de voorwaarden voor de warmtepomp vóór u iets koopt. De belangrijkste: een bedrijf installeert, u vraagt aan binnen 24 maanden na installatie en u woont zelf in de woning.

Stap 2: Zoek de meldcode

Elke goedgekeurde warmtepomp heeft een meldcode op de meldcodelijst van RVO. Op die lijst ziet u ook een indicatie van het subsidiebedrag. Staat uw warmtepomp er niet op, dan kunt u toch aanvragen met een productbeschrijving. Maar voldoet het product niet aan de eisen, dan wijst RVO de aanvraag af. Op onze modelpagina's vindt u de meldcode en het bedrag per model, bijvoorbeeld voor de Daikin EKHH2E200AV3(3) of voor alle modellen van Mitsubishi Electric, Vaillant en Nibe.

Stap 3: Koop de warmtepomp

Spreek met de installateur af dat de meldcode in de offerte én op de factuur staat. Bewaar het aankoopbewijs, zoals een getekende offerte of een opdrachtbevestiging per mail, en het betaalbewijs, zoals een bankafschrift. Koopt u eind 2026? Dan is dat aankoopbewijs extra belangrijk: met een aankoopbewijs uit 2026 houdt u het bedrag van 2026, ook als de warmtepomp pas in 2027 wordt geplaatst. Lees meer in ISDE 2027: wat verandert er?

Stap 4: Laat de warmtepomp installeren

Maak tijdens of na de installatie een foto van de warmtepomp bij of in uw woning. Controleer de factuur: daarop moeten de meldcode, het typenummer, het merk, de installatiedatum en de gegevens van het installatiebedrijf staan. Bedragen voor maatregelen die wel en niet subsidiabel zijn, moeten apart op de factuur staan.

Stap 5: Vraag de subsidie aan

Log in op mijn.rvo.nl met de DigiD-app of DigiD met sms-controle. Onder 'Nieuwe aanvraag' vindt u het formulier. RVO raadt aan om dat op een computer of tablet in te vullen. U kunt een aanvraag tussentijds opslaan en later afronden via 'Mijn aanvragen'.

Checklist: welke documenten heeft u nodig?

Bron: RVO – stappenplan ISDE en RVO – voorwaarden warmtepomp.

Hoe lang duurt het?

Dit is de doorlooptijd zoals RVO die beschrijft:

• Direct na indienen: u krijgt per e-mail een ontvangstbevestiging met een referentienummer. Gebruik dat nummer bij elk contact met RVO.
• Binnen 8 weken: RVO streeft ernaar om binnen 8 weken een beslissing of reactie te geven.
• Na ongeveer 7 weken: lukt 8 weken niet, dan krijgt u een brief dat de afhandeltermijn wordt verlengd.
• Tussendoor: mist er iets, dan vraagt RVO om aanvullende gegevens. Dat bericht staat in 'Mijn aanvragen', waar u ook online kunt reageren.

Hoe sneller u na de installatie aanvraagt, hoe eerder u uw geld heeft. De wettelijke grens is 24 maanden, maar u hoeft daar niet op te wachten. De enige uitzondering: gaat u binnen 24 maanden ook isoleren? Dan verdubbelt het bedrag voor de isolatie. Het bedrag voor de warmtepomp blijft gelijk. Lees meer in ISDE-isolatie: voorwaarden en combineren.

Hoeveel krijgt u?

Voor een (hybride) warmtepomp krijgt u altijd minimaal €500. Het werkelijke bedrag hangt af van het type en het vermogen. Voor een lucht-waterwarmtepomp geldt in 2026 €1.025 startbedrag plus €225 per kW, plus €200 bij een A+++ label. Een A+++ lucht-waterwarmtepomp van 4 kW levert in 2026 dus €2.125 op. Vanaf 2027 daalt het bedrag per kW voor lucht-water naar €120 (voorgenomen). Het exacte bedrag per model staat op de meldcodelijst en op onze modelpagina's.

De 5 fouten die het vaakst misgaan

1. Geen meldcode op de factuur. Vraag de installateur dit vooraf toe te zeggen.
2. Te laat aangevraagd. Na 24 maanden na installatie vervalt het recht.
3. Geen foto. Maak hem direct, niet pas maanden later.
4. Verkeerde aanvrager. De aanvraag moet op naam van de eigenaar-bewoner staan, of via een geldige machtiging.
5. Product niet op de lijst. Dan beoordeelt RVO het zelf, met risico op afwijzing.

Is het toch misgegaan? Lees ISDE afgewezen: wat nu?

Zelf doen of laten doen?

U kunt de aanvraag prima zelf doen, het formulier is gratis. Wilt u het niet zelf uitzoeken, dan kunt u iemand machtigen met het machtigingsformulier van RVO. U vult dat samen in en bewaart het; het hoeft niet mee met de aanvraag. Subsidie Terug doet de aanvraag voor €79 incl. btw. U betaalt pas als de subsidie op uw rekening staat. Bekijk onze prijzen of start direct.